Verfahrensdokumentation – die unterschätzte Gefahr

Um was geht es?

Das Thema Verfahrensdokumentation kann nicht länger ignoriert werden. Erfahrungen aus ersten Betriebsprüfungen liegen vor. Diese bestätigen, dass Finanzämter sich zunehmend auf die Suche von formellen Fehlern konzentrieren. Das ist für den Prüfer von Vorteil, da formelle Mängel sehr schnell und einfach festgestellt werden können. Insbesondere dann, wenn die nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geforderte Verfahrensdokumentation unvollständig oder sogar komplett fehlt.

Der Prüfer muss sich also nicht mehr auf die Suche nach einzelnen Fehlern machen, sondern kann generell unterstellen, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und Zuschätzungen gerechtfertigt sind.

Was kann passieren?

Was passiert, ist grundsätzlich vom Einzelfall abhängig, kann aber bis zur Verwerfung der Buchhaltung und Steuerschätzungen führen. Das Problem ist, fehlt eine Verfahrensdokumentation, dann muss der Steuerpflichtige die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachweisen. Das ist in der Regel schwierig, wenn es zwar gelebte Abläufe gibt, diese aber nicht (ausreichend) dokumentiert sind.

Ein aktuelles Urteil des FG Münster zeigt die drohende Gefahr für künftige Prüfungen. Dabei ging es zwar um die Beurteilung PC-gestützter Kassensysteme, aber die Feststellungen können generell verstanden werden. Schon die fehlenden Protokolle seien Grund genug für eine Schätzung, meint das Finanzgericht: „Bei der Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensysteme stellt das Fehlen der Programmierprotokolle einen gewichtigen formellen Kassenführungsmangel dar, der jedenfalls bei bargeldintensiven Betrieben zu Hinzuschätzungen berechtigt“.

Was muss nachgewiesen werden?

Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, die organisatorischen und technischen Vorgänge im Unternehmen so darzustellen, dass es einem Außenstehenden (z.B. Betriebsprüfer) möglich ist, ein ausreichendes Verständnis der Verfahrensabläufe und der dafür eingesetzten Programme zu erlangen. Dabei reicht es nicht aus, dass einzelne Prozesse, wie die Digitalisierung von Eingangsrechnungen beschrieben werden. Vielmehr geht es um die Darstellung der Verarbeitung aller im Unternehmen zu verarbeitenden Informationen, beginnend bei der Entstehung über die Verarbeitung, der Speicherung, bis hin zum Wiederfinden und der Auswertbarkeit sowie der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der gespeicherten Informationen.

An diesem Maßstab muss sich jede Verfahrensdokumentation vom Einzelunternehmen bis zum Großkonzern messen lassen.

Wie hoch sind die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation?

Die konkrete Ausgestaltung einer Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und der Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und des eingesetzten EDV-Systems. Auch kleinere Unternehmen sind schnell in einem Bereich, in dem Aufbau und Abläufe nicht mehr selbsterklärend sind. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch der Buchführung vor- und nachgelagerte Systeme wie z.B. ERP-Systeme, die Warenwirtschaft, Kassensysteme, Online-Shops oder auch E-Mail-Systeme relevant sind.

Was ist die Konsequenz?

Es wird in den künftigen Betriebsprüfungen unzweifelhaft vermehrt die Frage nach den Verfahrensdokumentationen kommen. Liegt diese nicht vor geben Sie dem Prüfer alle Möglichkeiten an die Hand Ihre Buchhaltung in Zweifel zu ziehen. Lassen Sie daher nicht noch mehr Zeit verstreichen und handeln Sie jetzt noch rechtzeitig.

Was müssen Sie mindestens tun?

Die folgenden Punkte müssen Sie mindestens beachten um die Einhaltung der GoBD zu gewährleisten:

  1. Dokumentation: Sie müssen Handbücher, Programmieranleitungen, Protokolle zu Programmänderungen und Updates sowie eine Verfahrensdokumentation vorliegen haben.
  2. Vollständigkeit: Alle für einen Geschäftsvorfall notwendigen Informationen müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden.
  3. Nachvollziehbarkeit: Für einen Dritten müssen in einfacher Art und Weise die Eingabe und Verarbeitung von Daten nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
  4. Lesbarkeit und Auswertbarkeit: Es muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein, dass die Daten les- und auswertbar sind.
  5. Unveränderbarkeit: Belege und sonstige Aufzeichnungen dürfen nicht ohne Spuren zu hinterlassen löschbar sein. Es muss eine lückenlose Dokumentation erfolgen.
  6. Ordnung: Die Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Die gilt für die Papier- als auch für die digitalen Belege.
  7. Ursprungsprinzip: Digital erzeugte und eingegangene Daten und Dokumente sind digital aufzubewahren.
  8. Versionierung: Veränderungen in den Abläufen müssen zu einer Änderung der Verfahrensdokumentation führen. Die Vorversionen der Dokumentationen sind aufzubewahren.

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