Unangekündigte Kassen-Nachschau ab 1.1.2018

Sie betreiben ein Einzelhandelsgeschäft, eine Apotheke, eine Bäckerei, ein Friseursalon oder ein Restaurant oder einen Imbiss? Oder betreiben Sie Automaten oder Geldspielgeräte? Dann zählt Ihr Unternehmen zu den sog. bargeldintensiven Branchen und somit in den Anwendungsbereich der Kassen-Nachschau.

Und genau diese bargeldintensiven Branchen sind – wie Sie in Ihrer unternehmerischen Vergangenheit möglicherweise schon am eigenen Leib erfahren durften – den Betriebsprüfern der Finanzämter seit jeher ein „Dorn im Auge“.

Nun ist ab dem 1.1.2018 ein weiteres Instrument der Finanzbehörde geregelt, welches den Betriebsprüfern unangekündigte Kontroll- und Prüfungsrechte einräumt:

Die Kassen-Nachschau!!

Gesetzesänderung ab 1.1.2018

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist nun eine gesetzliche Grundlage in § 146b AO vorhanden, wonach die Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und ohne Anordnung einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Ihre Geschäftsräume betreten dürfen, um die Aufzeichnungen und Buchungen der Kassenein- und –ausgaben zu prüfen.

Geprüft wird also, ob die Kasse bzw. das Kassenbuch ordnungsgemäß geführt wird, ob sämtliche Zahlungsbewegungen in der Kasse bzw. dem Kassensystem erfasst werden, ob eine Verfahrensdokumentation oder die Betriebsanleitungen und Anwendungsanpassungen der Kasse vorliegen.

Sie als Steuerpflichtiger sind verpflichtet, dem Finanzamtsprüfer die Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen (z.B. Verfahrensdokumentationen, Bedienungsanleitungen der Kassen usw.) vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.

Ferner ist als weiterer Prüfungsgegenstand auch die jederzeitige Kassensturzfähigkeit, also die tägliche Entwicklung des Kassenbestands, zu gewährleisten.

Konsequenzen – Risiken

Soweit der Betriebsprüfer im Rahmen der Kassen-Nachschau Beanstandungen über die Kassenaufzeichnungen oder Kassenführung oder der Dokumentation feststellt, kann ohne Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Hierüber sind Sie als Steuerpflichtiger jedoch schriftlich hinzuweisen.

In Folge eines Übergangs auf eine Außenprüfung besteht grundsätzlich die Gefahr, dass die Finanzverwaltung bei erheblichen Mängeln in der Kassenführung oder auch bei nicht vorhandenen Verfahrensdokumentationen die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung verwirft. In Folge dieser Feststellung wird der Betriebsprüfer die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Treffen Sie JETZT Vorkehrungen!!

Damit eine unangekündigte Kassen-Nachschau nicht zu einem organisatorischen „Fiasko“ wird mit der Folge einer Außenprüfung und der damit einhergehenden steuerlichen Konsequenzen müssen Sie sich rechtzeitig vorbereiten.

Ausgangspunkt dieser Vorbereitungen ist idealerweise eine aussagefähige Verfahrensdokumentation, anhand derer ein Betriebsprüfer den in Ihrem Unternehmen eingerichteten Datenverarbeitungsprozess, ausgehend von der Entstehung eines Geschäftsvorfalls über die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung, Auffindbarkeit, Auswertbarkeit und Datensicherung, nachvollziehen kann (sog. Soll-Konzept).

Verfahrensdokumentation

Anhand einer solchen Verfahrensdokumentation kann ein Betriebsprüfer die tatsächliche Vorgehensweise abgleichen.

In die Verfahrensdokumentation sind folgende Bestandteile aufzunehmen:

1. Allgemeine Beschreibung über die Aufbau- und Ablauforganisation, Zuständigkeiten, Organigramme usw.
2. Anwenderdokumentation der Bearbeitungsprozesse, die durch Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen, Bedienungshandbücher, Ablauf- und Programmbeschreibungen unterlegt sind.
3. Technische Systemdokumentation, in dem die technischen Bestandteile des Datenverarbeitungssystems dokumentiert sind, wie bspw. die IT-Systeme, Datenbanksysteme, Schnittstellenbeschreibungen, individualisierte Programmanpassungen usw.,
4. Betriebsdokumentation, aus der die organisatorischen Abläufe zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Anwendung aufgeführt sind.

Hier erhalten Sie mehr Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation: https://ihre-mittelstandsberater.de/verfahrensdokumentation-fuer-kmu/

Erkennen Sie den Nutzen der Verfahrensdokumentation und verringern Sie jetzt ihr Risiko aus künftigen Betriebsprüfungen!