Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung – Neuerung zum 01.01.2020

Bereits am 29.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen veröffentlicht, welches nicht unerhebliche Anforderungen an Kassenaufzeichnungen eines Unternehmers stellt.

Fehler bei der Kassenbuchführung können weitreichende Folgen haben, denn: Ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß erfolgt, so hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge.

Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung erfordern die lückenlose Aufzeichnung eines jeden einzelnen Geschäftsvorfalls, sodass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung eines jeden Geschäftsvorfalls vollführen kann (sog. Einzelaufzeichnungspflicht).

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen besteht nur beim Verkauf von Waren oder bei der Erbringung von Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung unter Verwendung einer offenen Ladenkasse.

Bei einem solchen Fall müssen jedoch die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichtes nachgewiesen werden und auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein.

Die Anfertigung eines Kassenberichts erfolgt nach der retrograden Ermittlung, wonach der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld täglich zu zählen ist. Der Kassenbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben.

Darüber hinaus ist die Anfertigung eines Zählprotokolls nicht zwingend erforderlich, jedoch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt empfehlenswert.

Doch was gilt beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen?

Seit dem 01.01.2017 dürfen nur noch elektronische Kassensysteme genutzt werden, welche den konkretisierten Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Unter elektronischen Kassensystem werden grundsätzlich computergestützte Kassensystem sowie elektronische Registrierkassen verstanden. Alle hiermit erstellten Unterlagen im Sinne der Abgabenordnung unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und müssen jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar in digitaler Form unveränderbar vorgehalten werden.

Neuerungen ab dem 01.01.2020 für elektronische Kassensysteme

Nach einer bundesgesetzlichen Regelung müssen ab dem 01.01.2020 alle Registrierkassen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, die allerdings bis zum Beginn des neuen Jahres noch nicht flächendeckend am Markt verfügbar sein wird. Durch die Neuregelung werden weitere Anforderungen an die Buchführung sowie an die Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme gestellt, sodass große Verunsicherungen im Umgang mit den Kassensystemen bestehen.

Infolgedessen wurde eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020 eingeführt, welche ausschließlich für die Umstellung von elektronischen Registrierkassen gilt. Allerdings hat dies auf Antrag beim zuständigen Finanzamt zu erfolgen. Ein entsprechendes Formular ist noch nicht verfügbar.

Elektronische Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht für die Anforderungen des neu eingeführten § 146a AO aufrüstbar sind, dürfen weiterhin bis zum 31.12.2022 genutzt werden.

Folgen bei Verstößen:

Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sollte in einem jeden Fall gewährleistet werden können. Verstöße gegen die Einzelaufzeichnungspflicht sowie gegen die neuen Ordnungsvorschriften für elektronische Aufzeichnungspflichten stellen Ordnungswidrigkeiten dar, welche mit einem Bußgeld bis zu 25.000 Euro geahndet werden können.

Wie kann ich mich schützen?

Es kommt auf den Einzelfall an! Gerne beraten wir Sie hinsichtlich dem Einsatz der richtigen Kasse, stellen die entsprechenden Anträge für Sie beim Finanzamt und helfen Ihnen, die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung zu gewährleisten.